Gswb: Prüfbericht des Kontrollamtes gespickt mit viel Kritik

Im Juni 2022 hatte die SPÖ in der Stadt Salzburg einen Prüfauftrag an das Kontrollamt gestellt. Die größte gemeinnützige Wohnbaugesellschaft - die Gswb - sollte unter die Lupe genommen werden. Sie steht zu je 50 Prozent im Eigentum von Stadt und Land Salzburg.

Seit Montag liegt der Prüfbericht nun vor. Und er ist mit insgesamt 167 Seiten deutlich umfassender als viele andere Prüfberichte. Dass es nun fast zwei Jahre lang dauerte, liegt auch daran, dass die Gswb offenbar nur verzögert Unterlagen aushändigte. So schreiben die Prüfer gleich zu Beginn: "Die Antwortzeiten durch die Gswb waren vergleichsweise lange und teilweise mussten Unterlagen mehrmals angefordert werden. Termine für Vor-Ort-Prüfungen konnten teilweise erst nach mehrfacher Urgenz vereinbart werden."

Gswb zu Verzögerung: "Jahresabschluss und Urlaube"

Die Gswb rechtfertigt sich damit, dass schon im Dezember 2022 mit dem Hochladen der angeforderten Unterlagen begonnen worden sei. Allerdings sei die Prüfung des Kontrollamtes in eine ungünstige Zeit gefallen, nämlich in die Zeit der Erstellung des Jahresabschlusses (mit Fertigstellung Ende Mai 2023). Danach habe es dann Sitzungen des Aufsichtsrates und der Generalversammlung gegegeben, und dann hätten Bereichsleiter ihren Jahresurlaub angetreten. In Summe habe man dann aber 17 "Sendepakete" übermittelt, das letzte im Jänner 2024.

Schwächen in der Kommunikation mit Mietern

Der Gswb-Chef muss wie berichtet im September vorzeitig seinen Posten räumen, weil dem Kontrollamt zunächst nicht alle offenen Beschwerdefälle genannt wurden. Das wurde im Februar publik. So sollen länger zurückliegende "Tickets" auf erledigt gestuft worden sein.

Das Kontrollamt hat sich das so genannte "Ticketsystem" - also wo Anliegen und Beschwerden von Kunden eingehen - im Zuge der Prüfung genauer angesehen. Beim "Kommunikationsfluss" mit Mietern sieht das Kontrollamt deutlichen Verbesserungsbedarf. Durchschnittlich seien 33.000 Tickets pro Jahr erstellt worden, also rund 130 Tickets pro Arbeitstag. Die Datenerfassung sei nicht vollständig gewesen. Bei der Hälfte der Tickets habe es keine Angabe der Kategorie (Heizung, Reinigung, Kontoauszug oder dergleichen) gegeben.

Die Bearbeitung der Tickets sei nicht lückenlos erfolgt. "So hatte rund ein Prozent der Tickets auch nach mehreren Jahren noch den Status "offen" oder Tickets wurden keinem Bearbeiter bzw. Personen zugewiesen, die nicht mehr im Unternehmen waren." Die Anzahl der Tickets je Hausverwalter reichte von 4161 bis 277.

Einerseits seien das Kundencenter, andererseits die Gswb-Mitarbeiter der Hausverwaltung bei Anliegen kontaktiert worden. Wurden Mitarbeiter der Hausverwaltung direkt kontaktiert, so konnten diese selbst entscheiden, ob ein Ticket eröffnet wurde oder nicht. Die Gebietsbetreuer wiederum hätten keine Dokumentation über die Tätigkeiten von Hausbesorgern oder externen Firmen durchgeführt. Die Ansprechpartner für die Mieter, die auf einem schwarzen Brett am Hauseingang platziert sein sollten seien teils unvollständig und veraltet gewesen. Das Kontrollamt empfiehlt daher, ein Kundenservice als zentrale Anlaufstelle zu etablieren, um Anfragen von Kunden zielgerichtet zu steuern und die Hausverwalter zu entlasten.

Geschäftsführer zahlt Teil seines Bonus zurück

Das Kontrollamt hat sich auch den variablen Gehaltsbestandteil (Bonus genannt) des Geschäftsführers angesehen. Wobei das Kontrollamt die Summe, die der Geschäftsführer erhalten hatte, nicht nennt. Die Prüferinnen kommen dennoch zum Schluss, dass der Geschäftsführer 2021 seine Ziele für den vollen Bonus eigentlich nicht erreicht hätte. Konkret gehe es um die Mitarbeiterfluktuation im Unternehmen. Diese hätte im Vergleich zu 2020 sinken sollen. Das Kontrollamt empfahl daher eine Korrektur. Und in der Tat hat es diese dann auch gegeben. Es habe eine falsche Zuordnung eines Austritts durch einen Übertragungsfehler in der Excel-Datei gegeben, heißt es seitens der Gswb im Bericht. "Der Geschäftsführer entschuldigt sich für diesen Irrtum und hat bereits die Rückzahlung des anteiligen variablen Gehaltsbestandteils von 2830,45 Euro brutto (rund 1500 Euro netto) veranlasst."

"Hohe Fluktuation": Gswb weist das zurück

Im geprüften Zeitraum sank die Zahl der Beschäftigten bei der Gswb von 159 auf 139 Vollzeitäquivalente. Das Kontrollamt spricht jedenfalls von einer hohen Fluktuation, besonders beim Bereich der Angestellten. Im Prüfzeitraum von sechs Jahren habe es im Bereich der Angestellten 54 Abgänge gegeben, was bei einem durchschnittlichen Personalstand von 95 Personen 57 Prozent der gesamten Belegschaft entsprochen habe. Bei den Arbeitern seien es 43 Abgänge gewesen, was bei einem durchschnittlichen Personalstand von 108 Personen 40 Prozent der Belegschaft entsprochen habe.

"Bei den Angestellten wurden die Abgänge überwiegend durch Dienstnehmerkündigungen oder einvernehmliche Auflösungen verursacht, während bei den Arbeitern die Abgänge überwiegend durch Pensionierungen verursacht wurden." So schreiben die Prüferinnen weiters: "Im Bereich der Angestellten kam es im Prüfzeitraum zu hohen Schwankungen. Die höchste Fluktuation betrug 10,3 Prozent (im Jahr 2018) und wurde durch insgesamt zehn Dienstnehmerkündigungen verursacht. Im Jahr 2021 gab es acht Abgänge aufgrund von Dienstnehmerkündigungen oder einvernehmlichen Auflösungen." Die Gswb weist das in ihrer Stellungnahme zum Prüfbericht zurück. Die Zahlen müsse man bereinigen, die Quote entspreche somit nicht den Tatsachen und sei auch nicht hoch.

Nach wie vor keine Richtlinien für Zulagen und Boni

Der Landesrechnungshof hatte bereits 2017 in seinem Prüfbericht festgestellt, dass es keine Richtlinien für die variablen Gehaltsbestandteile (Zulagen, Bonuszahlungen) gab. Das sei auch im Prüfzeitraum 2016 bis 2021 der Fall gewesen, schreiben die Prüferinnen. Das Kontrollamt erneuert daher die Empfehlung des Landesrechnungshofes, dass Richtlinien für die Zuerkennung von Zulagen erstellt werden sollten. Einige Empfehlungen aus 2017 seien umgesetzt worden, andere wiederum nicht, kritisiert das Kontrollamt. So seien in Hinblick auf Vordienstzeiten auch weiterhin nicht einschlägige Vordienstzeiten angerechnet worden.

Geschenk an Aufsichtsratschef

Das Kontrollamt stellte außerdem bei einer stichprobenartigen Belegprüfung fest, dass der Aufsichtsratsvorsitzende zu seinem 70. Geburtstag ein Geschenk im Wert von 620 Euro erhielt. Konkret gab es eine Lok und einen Waggon für die Modelleisenbahn. Die Gswb rechtfertigt das damit, dass der Aufsichtsratschef seit über 36 Jahren im Gremium der Gswb tätig sei. "Das Kontrollamt empfiehlt, Geschenke an Aufsichtsratsmitglieder zu unterlassen, die ein ortsübliches Ausmaß übersteigen", heißt es dazu im Bericht.

12 Millionen Euro Gewinn im Jahr 2021

Was das Wirtschaftliche anbelangt, so ist die Gswb Eigentümerin von rund 15.000 Wohnungen. Die Grundstücksreserven seien vor allem in der Stadt Salzburg gesunken. "In Hinblick auf die Finanzierung des Vermögens wies die Gswb eine solide Eigenkapitalbasis von 27 Prozent im Jahr 2021 auf. In der Bilanz fehlte die Rückstellung für Resturlaube der Arbeiter, welche nach einer Annäherungsrechnung des Kontrollamtes rund eine halbe Million Euro betrug. Zudem hielt die Gswb Wertpapiere, die nicht den gesetzlichen Richtlinien der risikoaversen Finanzgebarung entsprachen", heißt es im Prüfbericht. Die Gswb hat zuletzt auch wieder mehr Gewinn gemacht. Die Umsatzerlöse seien stärker gestiegen als die Aufwendungen. Betrug der Jahresüberschuss 2016 noch drei Millionen Euro, so stieg er 2021 auf 12 Millionen Euro an.